WieBetaaltWat: simpel een rekening delen

Bij een wintersportvakantie of weekendje weg is het handig om onderlinge uitgaven bij te houden, zodat alles achteraf kan worden verrekend. Hoewel je een Excel-sheet in elkaar kunt draaien, en eventueel onderling delen, is het veel gemakkelijker om een app als WieBetaaltWat te gebruiken. Hier kun je de hele groep toegang toe geven. Iedereen kan direct zien welke uitgaven er zijn gedaan of zelf uitgaven toevoegen met eventuele toelichting of bewijs, zoals een bonnetje. Daarna kunnen de verschillen eenvoudig worden verrekend. De praktische app vol handigheidjes is ook nog genomineerd voor app van het jaar 2022. In deze workshop laten we zien hoe het werkt!

Installatie op je smartphone

WieBetaaltWat is beschikbaar voor Android, iPhone én iPad. Dat is uiteraard cruciaal, zodat al je vrienden mee kunnen doen. Beide apps krijgen bovendien ook een hele goede waardering in de betreffende appstore. Je kunt WieBetaaltWat ook via een browser gebruiken (https://wiebetaaltwat.nl) door in te loggen met je account. Na het installeren van de app begin je met het maken van een account, of inloggen met een bestaand account. Vervolgens kun je alvast een betaalmethode toevoegen en activeren, zoals een bankrekening (iDeal) of PayPal-account. Je kunt deze stap eventueel overslaan en op een later moment een betaalmethode toevoegen. Dat kan door via het menu naar je accountpagina te gaan.

Lijst maken voor evenement

De eerste stap is het aanmaken van een lijst. Dat kan bijvoorbeeld een evenement zijn zoals een vakantie, met waarschijnlijk een wat groter aantal uitgaven over een langere tijd. Maar het kan ook een eenmalige gebeurtenis zijn, zoals een etentje, stapavondje of een taxirit waarvan je de kosten wilt delen.

Bij het maken van een lijst kun je ook een valuta kiezen. In de meeste gevallen zal dit gewoon de euro zijn. Er zijn zo’n 150 valuta beschikbaar. Handig als je naar een niet-euroland gaat. Vervolgens nodig je andere deelnemers uit. Dit kan via bijvoorbeeld WhatsApp maar ook per sms of via een e-mailbericht. Je kunt eventueel ook handmatig een deelnemer met zijn e-mailadres toevoegen. De bewuste persoon ontvangt dan een uitnodigingslink. 

Het is overigens ook mogelijk om een persoon toe te voegen zonder hem of haar uit te nodigen. Dan laat je gewoon het veld met het e-mailadres leeg. Handig voor personen die het niet nodig vinden om nauw betrokken te zijn bij de hele administratie.

Uitgaven bijhouden

Iedere deelnemer aan een lijst kan uitgaven toevoegen, wijzigen of verwijderen. Dat kunnen ook uitgaven van een andere deelnemer zijn. Hiervoor ga je, na het openen van de lijst, naar het tabblad Transacties en klik je op het plusteken om een transactie toe te voegen. Voer het bedrag in en een omschrijving. Geef ook aan wie er heeft betaald. Je kunt eventueel ‘bewijsmateriaal’ toevoegen, bijvoorbeeld de bon van het restaurant. Daarvoor klik je op het camera-icoontje en maak je een foto of selecteer je een bestaande foto. Geef in de lijst met deelnemers ook de gewenste verdeelsleutel aan. De uitgaven kunnen uiteraard evenredig worden verdeeld, door simpelweg op Iedereen 1x te klikken. Maar je kunt ook een aangepaste verdeelsleutel kiezen.

Dankzij de offline modus kunnen uitgaven ook op plekken zonder bereik worden ingevoerd. Merk op dat je bij het invoeren van een bedrag een icoontje van een rekenmachine ziet. Dit is een hulpje om een simpele rekensom uit te voeren.

Het kan natuurlijk ook een keer voorkomen dat er geld terug komt voor de groep. Denk aan bijvoorbeeld de terugbetaalde borg voor een vakantiehuisje of het statiegeld van de bierkratjes. Zulke posten kun je gewoon als negatief bedrag invoeren.

Balans controleren

Als je naar het tabblad Balans gaat kun je handig zien wat de deelnemers van de lijst zijn verschuldigd. Uiteraard zul je dit zo nu en dan moeten controleren. Als je afwisselend voor bijvoorbeeld de drankjes betaald, zal er in de praktijk wellicht zelden een verrekening nodig zijn. Je kunt bijvoorbeeld de persoon met achterstand laten betalen. Als het ‘scheef’ staat kan het natuurlijk wel handig zijn om het in één keer te vereffenen. Door het verrekenen van de lijst zie je per deelnemer of hij of zie iets moet betalen, en in dit geval aan wie, of juist iets terugkrijgt, en van wie.

De verrekeningen worden naar alle deelnemers gemaild inclusief een overzichtelijk pdf-bestand waar alle transacties ook nog eens in staan. Wie moet betalen kan dat direct via de app doen door op Betaal te klikken. Krijg je geld terug, dan kun je op Vraag terug klikken en een betaalverzoek maken. Betalingen kunnen worden voldaan met iDeal of PayPal.

Na een verrekening worden alle saldo’s weer op nul gezet. Dit kun je terugzien als je weer naar het tabblad Balans gaat. Bovendien zijn de eerdere transacties gearchiveerd. Dit kun je nazien op het tabblad Transacties. Je kunt eventueel nog wel de eerdere (verrekende) transacties bekijken. Overigens kun je na een verrekening gewoon weer verder gaan met het invoeren van transacties op de bewuste lijst. En dan op een later moment weer een verrekening laten doen.

Verrekeningen controleren

Als er een verrekening is geweest, kun je dit op het tabblad Verrekeningen nog eens controleren. Je ziet dan de staat van verrekeningen voor jouw specifieke situatie. Krijg jij bijvoorbeeld nog geld van iemand, dan zie je dat hier terug. Je kunt daarbij ook de hele verrekening nog eens inzien, met alle gemaakte kosten.

Aan het gebruik van WieBetaaltWat zijn geen kosten verbonden. Wel wordt per transactie €0,25 berekend als je de verrekening via de app afhandelt (met naar keuze iDeal of PayPal). Je kunt natuurlijk ook onderling rekeningnummers uitwisselen, dan heb je deze kosten niet. Daarnaast kun je natuurlijk een Tikkie sturen voor het afhandelen van de betaling zoals je dat nu misschien gewend bent. Het geld staat dan ook iets sneller op de rekening dan bij betaling via WieBetaaltWat. Als iemand op een andere manier heeft betaald, kun je via de app overigens gewoon markeren dat de bewuste verrekening is voltooid.

Al met al is WieBetaaltWat een heel handige en goed uitgevoerde app voor het met elkaar bijhouden en verrekenen van gemaakte kosten.